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Ils représentent souvent un coût non négligeable pour les entreprises mais ils sont difficiles à appréhender et à contrôler. Nous vous proposons dans cet article plusieurs points à prendre en compte pour vos prochaines restitutions.
1/ Assurer un suivi des véhicules
La restitution n’est que le résultat, à instant T, de l’état du véhicule. Elle est le reflet de sa bonne utilisation pendant toute la durée de vie du contrat. Ainsi, afin d’éviter tout désagrément ou toute surprise, il faut s’assurer au quotidien du bon entretien des véhicules, du suivi des rappels constructeurs si nécessaire ainsi que de la gestion des sinistres. En moyenne, plus de la moitié des frais de restitution qui vous sont imputables sont dus à des sinistres non déclarés.
Comment assurer un suivi ?
En effet, l’idée d’aller faire un tour dans le parking tous les matins n’est pas forcément la meilleure solution pour repérer l’ensemble des dégradations présentes sur les véhicules.
Aujourd’hui, la digitalisation permet de fluidifier les process et de nombreuses offres ont vu le jour pour sensibiliser les conducteurs afin de remonter les informations nécessaires. C’est pourquoi chez icaros, nous avons noué des partenariats privilégiés avec les meilleurs acteurs du marché pour que vous puissiez suivre au quotidien les états de vos véhicules.
Par exemple, via une application mobile (paramétrable / intégrable à une application existante), les conducteurs ont la possibilité de prendre en photo leur véhicule. Pour chaque dégât, un devis au plus juste vous est présenté pour avoir une idée chiffrée afin d’évaluer la meilleure option à choisir.
2 / Echanger avec vos conducteurs
Bien souvent, les conducteurs n’ont pas connaissance du montant total des frais de restitution. Ils supposent qu’il y a effectivement quelques rayures sur la carrosserie mais guère plus. Or, quand vous recevez la facture, il y a un décalage entre les dires des conducteurs et le montant facturé.
Que faire ?
Il peut être judicieux de mettre en place une « charte conducteur » afin d’édicter des règles claires concernant l’utilisation du véhicule. Cette charte est souvent présente au sein des entreprises mais peu connue. Il ne faut pas hésiter à faire un rappel des règles qui y sont présentes par l’envoi de newsletter par email ou de notification via le téléphone.
3/ Former vos conducteurs
Une fois vos conducteurs sensibilisés et avertis, vous voyez qu’il y a toujours des dégâts présents sur les véhicules ?
Pour aller plus loin, il faut mener une étude de la sinistralité afin d’évaluer quels sont les conducteurs « à risque » et quels sont les dégâts les plus fréquents. Les experts chez icaros peuvent vous accompagner dans cette démarche afin de définir un plan d’action spécifique sur les 20% des conducteurs qui occasionnent 80% des sinistres (la fameuse loi des 20/80).
4/ Remercier les « bons » conducteurs
De nombreuses entreprises appliquent des pénalités aux « mauvais élèves » par exemple, en facturant une partie des frais de restitution ou en mettant à disposition un véhicule de gamme inférieure lors du renouvellement.
Il est également possible de valoriser les bonnes conduites en offrant, par exemple, des chèques cadeaux ou la possibilité de louer un véhicule différent pour un weekend.
5/ Faites vérifier vos factures de frais de remise en état par icaros
La plupart de nos clients nous font la remarque : il y a souvent une différence entre le procès-verbal de restitution rempli en concession et l’expertise réalisée par le loueur. Alors comment s’en prémunir ? Le véhicule a-t-il été endommagé lors de son transfert ? Sur le parking de la concession ou le parc de stockage du loueur ? Le PV a-t-il été correctement rédigé ?
De nombreuses questions se posent et les experts icaros réalisent un travail fastidieux pour décortiquer toutes les factures de frais de remise en état. Est-il nécessaire de refacturer l’ensemble du pare-brise quand il est réparable ? Les pneus ont-ils bien été mesuré ? Les grilles de vétusté sont-elles respectées ?
Ainsi, nous sollicitons l’ensemble des parties prenantes pour avoir toutes les informations et ainsi faire respecter les contrats au plus juste.
Nous accompagnons également nos clients à réaliser facilement et rapidement des pré-expertises via nos partenaires afin d’avoir une idée en amont des dommages présents sur le véhicule et de réaliser les réparations si nécessaire, cela évite de nombreuses déconvenues.
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